VvE Gelrestaete II Arnhem

De VVE Gelrestaete II Arnhem (VVE Gelrestaete II) werkt met een eigen bestuur, bestaande uit drie bestuurders. Het bestuur van de VVE Gelrestaete II is belast met het bestuur van de vereniging en voert de besluiten van de Algemene Ledenvergadering (ALV) uit.

De administrateur draagt zorg voor o.a. :
- het actief voeren van de ledenadministratie (persoonlijke-, communicatie- en financiële gegevens)
- het samenstellen van een ontwerp-begroting
- het daarmee een voorstel doen voor de periodieke bijdragen
- het incasseren van deze periodieke bijdragen incl. debiteurenbewaking
- het beheren van de financiën
- het samenstellen van de financiële stukken
- het bespreken van de financiële stukken met de leden van de kascommissie
- het toelichten van de financiële stukken op de algemene ledenvergadering (ALV)
- het ondersteunen van het bestuur bij het uitvoeren van besluiten welke door de ALV zijn genomen
- het afsluiten en beheren van verzekeringen
- het instandhouden van de reservefondsen groot onderhoud op basis van een meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB)
- een opgave verstrekken aan de notaris van achterstallige bijdragen en de omvang van het reservefonds, bij eigendomsoverdracht of toedeling (verklaring conform artikel 5:122 lid 5 en 6 BW)
- het onderhouden van email- en telefonisch contact met bestuur en commissies
- advies en administratief beheer van de opstal- en (bestuurders)aansprakelijkheidsverzekering van de VvE
- het ontwikkelen, opmaken en onderhouden van de VvE-website inclusief MijnVvE voor de eigenaar/bewoner en besloten deel voor bestuur met digitale archivering
- de VvE-mutaties inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel

<tekst volgt>

De kascommissie van de VvE controleert de door de administrateur en/of het bestuur opgestelde jaarstukken van een bepaald boekjaar. Aan de hand van bankafschriften en facturen c.q. kassabonnen checken ze of alle inkomsten en uitgaven op juiste manier geregistreerd, verwerkt en geboekt zijn. Elke uitgave moet verantwoord kunnen worden. De kascommissie controleert ook de begin- en eindsaldi op de bankrekening(en). Indien er onduidelijkheden zijn, geeft de administrateur tekst en uitleg. Hierbij wordt volledige openheid van zaken betracht.

De kascommissie doet van zijn bevindingen verslag aan de Algemene Ledenvergadering (ALV). Dit verslag wordt gevoegd bij de financiële stukken. Als de leden van de kascommissie ervan overtuigd zijn dat alles klopt, adviseren zij de ALV om de administrateur of het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. Décharge wil zeggen rekening/verantwoording goedgekeurd en gevrijwaard.

De kascommissie van de VvE moet uit minimaal twee VvE-leden bestaan en moet elk jaar worden gekozen. Dat gebeurt tijdens de ALV. De benoeming geldt voor een periode van twee jaar, waarbij het handig is om een rooster van aftreden te maken in verband met het borgen dat de kascommissie voldoende kennis en ervaring in huis heeft. Het zittende lid fungeert dan als 'coach' van het nieuw benoemde lid. Alleen leden van de VvE kunnen lid zijn van de kascommissie.

Een kascommissie mag ook uit drie mensen bestaan. Het derde lid fungeert dan als 'reservelid'. Er kunnen namelijk altijd omstandigheden zijn waardoor een zittend lid van de kascommissie gaandeweg het lopende boekjaar niet meer beschikbaar is. Denk aan ziekte, overlijden van het betreffend lid of verkoop van het appartement.

De verplichting een kascommissie de jaarstukken te laten controleren staat in de wet (art 2:48 lid 2 BW) en het modelreglement 2006. Kortom het is voor iedere VvE verplicht. Als er geen kascommissie is om de jaarstukken te controleren, of als die kascommissie niet aan de wettelijke eisen voldoet, dan is het besluit om de jaarstukken goed te keuren vernietigbaar.